Terms and Conditions

The Website is intended for users aged 18 and over. By accessing and/or using the Website, you represent that you: (1) are at least 18 years old; (2) are legally able to use the Website; and (3) are legally capable of entering into a binding contract as it relates to these terms and conditions.

1. Mục đích và phạm vi áp dụng

Chính sách này quy định cách thức Khu nghỉ dưỡng thu thập, xử lý, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng, nhân viên, đối tác và các cá nhân có liên quan, nhằm:

• Tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các văn bản pháp luật liên quan của Việt Nam;
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu;
• Đảm bảo hoạt động kinh doanh, dịch vụ lưu trú được minh bạch, an toàn và bền vững.

Chính sách này áp dụng cho toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân tại Khu nghỉ dưỡng, bao gồm các hệ thống phần mềm đang sử dụng như Phần mềm quản lý đặt phòng (Hotel link solution -HLS) và Phần mềm quản lý khách hàng (CRM).

2. Giải thích thuật ngữ

• Dữ liệu cá nhân: Thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự gắn liền với một cá nhân cụ thể hoặc giúp xác định một cá nhân.
• Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Dữ liệu mà việc bị xâm phạm có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân (ví dụ: thông tin tài chính, thông tin sức khỏe nếu có).
• Xử lý dữ liệu cá nhân: Một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân như thu thập, ghi, lưu trữ, chỉnh sửa, sử dụng, chia sẻ, xóa.
• Chủ thể dữ liệu: Cá nhân mà dữ liệu cá nhân phản ánh.

3. Loại dữ liệu cá nhân được thu thập

Khu nghỉ dưỡng có thể thu thập và xử lý các dữ liệu cá nhân sau:

3.1. Dữ liệu của khách hàng

• Họ tên, giới tính, quốc tịch;
• Số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ;
• Thông tin giấy tờ tùy thân theo quy định pháp luật về lưu trú;
• Thông tin đặt phòng, lịch sử lưu trú, yêu cầu dịch vụ;
• Thông tin phản hồi, đánh giá của khách hàng;
• Thông tin thanh toán (không bao gồm dữ liệu thẻ ngân hàng chi tiết nếu do bên trung gian thanh toán xử lý).

3.2. Dữ liệu của nhân viên và đối tác

• Thông tin nhận dạng và liên hệ;
• Thông tin phục vụ cho quản lý nhân sự, hợp đồng và nghĩa vụ pháp lý.

4. Mục đích xử lý dữ liệu

Dữ liệu cá nhân được xử lý nhằm các mục đích sau:

• Quản lý đặt phòng, check-in/check-out và cung cấp dịch vụ lưu trú;
• Chăm sóc khách hàng, quản lý quan hệ khách hàng thông qua CRM;
• Thực hiện nghĩa vụ pháp lý về lưu trú, kế toán, thuế và báo cáo theo quy định;
• Gửi thông tin, ưu đãi, khảo sát mức độ hài lòng (khi có sự đồng ý của khách hàng);
• Nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

5. Cơ sở pháp lý và sự đồng ý của chủ thể dữ liệu

• Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên cơ sở sự đồng ý rõ ràng, tự nguyện và có thể rút lại của chủ thể dữ liệu, trừ các trường hợp pháp luật cho phép không cần sự đồng ý.
• Chủ thể dữ liệu được thông báo đầy đủ về mục đích, phạm vi, thời hạn xử lý dữ liệu trước khi đồng ý.

6. Thời gian lưu trữ dữ liệu

Khu nghỉ dưỡng xác định thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân dựa trên mục đích xử lý, yêu cầu pháp luật và nguyên tắc tối thiểu hóa dữ liệu.

6.1. Thời gian lưu trữ dữ liệu của khách hàng

Nhóm dữ liệu	Mục đích xử lý	Thời gian lưu trữ
Thông tin đặt phòng (họ tên, email, SĐT, lịch sử lưu trú)	Quản lý đặt phòng, chăm sóc khách hàng, thống kê	05 năm kể từ lần lưu trú cuối cùng
Thông tin khai báo lưu trú theo quy định ANTT	Thực hiện nghĩa vụ pháp lý	Theo thời hạn luật chuyên ngành (thường 03–05 năm)
Dữ liệu phản hồi, đánh giá của khách	Cải thiện chất lượng dịch vụ	03 năm hoặc đến khi khách yêu cầu xóa
Dữ liệu marketing (email, SĐT nhận ưu đãi)	Gửi thông tin, ưu đãi	Đến khi khách rút lại sự đồng ý

6.2. Thời gian lưu trữ dữ liệu của nhân viên

Nhóm dữ liệu	Mục đích xử lý	Thời gian lưu trữ
Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động	Quản lý nhân sự, nghĩa vụ pháp lý	10 năm kể từ khi chấm dứt HĐLĐ
Dữ liệu tiền lương, bảo hiểm	Kế toán, bảo hiểm xã hội	10 năm theo luật kế toán
Thông tin đánh giá, kỷ luật nội bộ	Quản trị nhân sự	03–05 năm sau khi chấm dứt HĐLĐ

6.3. Hết thời hạn lưu trữ

Khi hết thời hạn lưu trữ, dữ liệu cá nhân sẽ được: – Xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống; – Hoặc ẩn danh, không còn khả năng xác định cá nhân; – Việc xóa dữ liệu được ghi nhận và lưu hồ sơ nội bộ.

7. Xử lý, chia sẻ và chuyển dữ liệu cá nhân

7.1. Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân được xử lý theo các bước:

1. Thu thập hợp pháp, minh bạch;
2. Lưu trữ an toàn trên hệ thống HLS và CRM;
3. Phân quyền truy cập theo chức năng công việc;
4. Sử dụng đúng mục đích đã thông báo;
5. Xóa/ẩn danh khi hết thời hạn hoặc khi có yêu cầu hợp lệ.

7.2. Chia sẻ dữ liệu cá nhân

• Dữ liệu cá nhân chỉ được chia sẻ với:
  • Nhà cung cấp phần mềm (Hotel Link Solution, CRM);
  • Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được yêu cầu bằng văn bản;
• Việc chia sẻ phải có thỏa thuận bảo vệ dữ liệu và giới hạn phạm vi xử lý.

7.3. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

• Trường hợp hệ thống lưu trữ dữ liệu đặt máy chủ ở nước ngoài hoặc có truy cập từ nước ngoài:
  • Khu nghỉ dưỡng thực hiện Đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;
  • Lập và lưu hồ sơ theo quy định pháp luật;
  • Đảm bảo dữ liệu được bảo vệ ở mức độ tương đương tại Việt Nam.

8. Quyền của chủ thể dữ liệu

Chủ thể dữ liệu có các quyền sau:

• Được biết về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình;
• Truy cập, chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu cá nhân;
• Yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu trong các trường hợp phù hợp pháp luật;
• Rút lại sự đồng ý;
• Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.

Yêu cầu của chủ thể dữ liệu có thể gửi qua lễ tân hoặc kênh liên hệ chính thức của Khu nghỉ dưỡng.

Email: info@whaleislandresort.com

Hotline: +84-935-466-245

9. Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân

Khu nghỉ dưỡng áp dụng đồng thời biện pháp tổ chức và kỹ thuật, bao gồm:

9.1. Biện pháp tổ chức

• Ban hành chính sách, quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Chỉ định bộ phận/nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu;
• Đào tạo định kỳ cho nhân viên lễ tân, marketing, nhân sự, kế toán;
• Ký cam kết bảo mật dữ liệu với nhân viên và đối tác.

9.2. Biện pháp kỹ thuật

• Phân quyền truy cập trên HLS và CRM;
• Mật khẩu mạnh, xác thực hai lớp (nếu có);
• Sao lưu dữ liệu định kỳ;
• Ghi nhận nhật ký truy cập hệ thống;
• Hạn chế sao chép dữ liệu ra thiết bị cá nhân.

10. Xử lý vi phạm và sự cố dữ liệu

• Trường hợp xảy ra sự cố mất an toàn dữ liệu cá nhân, Khu nghỉ dưỡng sẽ thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời và thông báo cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

11. Tổ chức thực hiện

• Ban quản lý Khu nghỉ dưỡng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chính sách này.
• Nhân viên và các bộ phận liên quan có trách nhiệm tuân thủ nghiêm túc các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Whale Island Resort reserves the right to change these terms and conditions at any time without notice, except where notification is required depending on the nature of the change. Your continued use of the Website after any changes constitutes your agreement to those changes.

Except as specifically noted in these terms and conditions, all content on the Website is the property of Whale Island Resort or referenced third parties, or is licensed to Whale and/or permitted for use, including, but not limited to, trademarks, logos, trade names, text, data, documents, messages, images, video, audio, graphics, links, or other electronic files (collectively, “Website Content”). No license or rights to any Website Content are granted to you.

Online bookings, as well as booking of services online, are made through the Website. For information on how we collect and use your personal information and your rights under applicable law regarding your information, please see our Privacy Policy

Online bookings are made through a third-party provider, specifically the Hotel Link booking tool. When making a booking, you will leave the Website and be redirected to a site operated by Hotel Link. When booking through this site, you are bound by Hotel Link’s terms of use and must comply with additional terms relating to room rates, service fees, taxes, deposits, as well as cancellation, check-in, payment, and children policies.

You are responsible for maintaining the confidentiality of any access information necessary to make room or spa bookings and/or accommodations, and you agree to notify Whale Island Resort if this access information is lost, stolen, or compromised. You are responsible for all activities that occur through these accounts.

You agree that you will only make bookings for lawful use by yourself and your guests and not for any other purpose, including but not limited to resale, transfer, posting on third-party websites, or any incorrect or fraudulent booking.

The Website may contain links to external third-party websites, including third-party advertisers, which are not controlled and/or affiliated with Whale Island Resort. The presence of such links does not imply that we endorse, guarantee, recommend, or approve the linked sites or any content and/or products/services available on those linked sites. The links are not intended to suggest any affiliation with Whale Island Resort.

If you click on these links, you will leave the Website. If you access the linked sites, you must comply with the terms of use and policies of those sites. You do so at your own risk and should review the policies of those websites when using them.

You are responsible for your use of the Website. Whale Island Resort makes no representation or warranty regarding the Website or any services provided through it. Whale Island Resort disclaims all warranties of any kind (express, implied, incidental, or otherwise).

Whale Island Resort does not guarantee that the functions or content of the Website will be error-free, virus-free, or free of harmful components. Whale is not responsible for any damage to your computer or system caused by other third-party actions. The Website, including any goods or services provided through it, is provided on an “as-is” and “as-available” basis.

In no event shall Whale Island Resort, its employees, directors, or affiliates be liable for any damages, including, but not limited to, direct, indirect, consequential, exemplary, punitive, actual, or other damages, including loss of revenue or income, emotional distress, or similar damages, even if we have been advised of the possibility of such claims or consequences, arising from any issue or claim you may have relating to the Website.

In any case, the liability of Whale Island Resort, or its employees, directors, or any related third parties, shall not exceed VND 2,000,000 (Vietnamese dong) or the amount you have paid to Whale for the applicable goods or services, outside of legal liability. If any limits here conflict with applicable law (including consequential or incidental losses), Whale’s liability shall be limited to the fullest extent permitted under applicable law.

Use of the Website is governed by our Privacy Policy, which is incorporated by reference into these Terms and Conditions.

Unless limited by our Privacy Policy or applicable law, for all communications you make with Whale Island Resort, such as phone calls or emails sent via the “Contact Us” link, including but not limited to responses, questions, comments, suggestions, and similar items: (1) you have no expectation of privacy in your communications; (2) we have no obligation to protect your communications from disclosure and may freely copy, disclose, and distribute your information to others; and (3) we may freely use any ideas, concepts, know-how, content, or techniques contained in your communications for any purpose, including but not limited to developing, producing, and marketing products and services incorporating that information.

Whale Island Resort reserves the right to disable the Website, your account, or your access to the Website without notice and without providing a reason. This does not affect any bookings you make through the Website. You agree that Whale is not responsible to you or any third party for such actions.

If any part of these Terms and Conditions is determined by a competent court to be invalid or unenforceable, that part will not affect the remainder of these Terms and Conditions, all other provisions shall remain in full force. The invalidity of any provision is limited to the extent that the provision is deemed unenforceable.

Whale Island Resort’s failure to enforce any part of these Terms and Conditions does not constitute a waiver of that provision.

Except for any provisions with specific language relating to survival, ownership, disclaimer of warranties, your representations, indemnification, and limitation of liability, such provisions will remain in effect after the termination of these Terms and Conditions.

Under these Terms and Conditions, there is no joint venture, agency, or any other relationship between you and Whale Island Resort other than as parties to this contract.

Whale Island Resort is not liable for any legal or other responsibility regarding your use of the Internet or the Website, including but not limited to any damage that your computer or related systems may suffer when accessing the Website.

Whale Island Resort will not be legally responsible for failure to perform any obligation under these Terms and Conditions if such failure is caused by factors beyond Whale Island Resort’s reasonable control.

If you need to contact Whale Island Resort for clarification regarding these Terms and Conditions, please contact:

Whale Island Resort Team
Email: info@whaleislandresort.com
Hotline: (+84) 935 46 62 45 / (+84) 961 35 18 77

All products and services transacted on the website Whaleislandresort.com in the form of electronic documents are delivered by Whaleislandresort.com to the buyer via the email provided by the buyer when completing the transaction on the website Whaleislandresort.com.

The buyer ensures that the contact information and email address provided are accurate in order to receive confirmation of service/tickets from Whaleislandresort.com. We are not responsible for any issues arising from the buyer providing incorrect contact information or email address, resulting in failure to receive service confirmations and important information updates regarding purchased services.

Other delivery methods (if any) will be negotiated and agreed upon between Whaleislandresort.com and the buyer if needed. Any costs arising from these delivery methods (if any) will be negotiated and agreed upon in writing, message, or email.

If customers have any questions or concerns regarding the delivery policy or their orders, please contact our customer service department at (+84) 935 46 62 45 / (+84) 961 35 18 77. We will be pleased to assist you.

We hope that our delivery policy will help customers have the easiest and most convenient online shopping experience.

These terms and conditions apply to accommodation bookings provided by us as the service provider. By making a payment, you accept these terms and conditions.

1. Prices

All prices displayed for the products are quoted in Vietnamese Dong (VND).

We reserve the right to adjust prices in case of changes from suppliers or other partners.

If the cost of any service increases due to currency fluctuations, price increases, tax changes, or any other reason, the buyer must pay the additional amount after notification, or the buyer may cancel the booking (which may incur cancellation fees). We are not responsible in any way for any price increases.

The quoted prices apply to specific products at the time of quotation and may change prior to the departure/use date of the service.

All prices are subject to product availability and may be withdrawn or modified without prior notice.

2. Payment Methods

Currently, the website Whaleislandresort.com integrates payment gateways. Customers can pay via: Visa, MasterCard, JCB, Amex, Union Pay, local ATM debit cards, and QR codes (mobile banking or e-wallet).

3. Payment Security Commitment

The online payment system on Whaleislandresort.com is provided by a licensed payment partner legally authorized to operate in Vietnam. Accordingly, the online payment security standards on Whaleislandresort.com comply with industry-standard security requirements.

4. Payment Security Regulations

Whaleislandresort.com partners with the payment gateway Onepay. ONEPAY’s payment system meets the PCI Security Standards Council security standards to ensure the protection of personal information.

Customer financial information is protected throughout the transaction process via SSL (Secure Sockets Layer) protocol.

One-Time Passwords (OTP) are sent via SMS to ensure authenticated account access.

128-bit MD5 encryption standard.

Principles and regulations for information security in the banking and financial sector as stipulated by the State Bank of Vietnam.

Transaction Security Policy

Whaleislandresort.com provides a token storage utility – only encrypted token strings provided by the Payment Gateway Partner are stored. Whaleislandresort.com does not directly store customer card information. Card payment security is handled by the licensed Payment Gateway Partner.

For international cards: card payment information that could be used to execute transactions is not stored on Whaleislandresort.com systems. The Payment Gateway Partner stores and secures this information.

For local cards (internet banking), Whaleislandresort.com only stores the order code, transaction code, and bank name.

We commit to implementing all necessary security measures for any payment activities carried out on Whaleislandresort.com.vn.

Whaleislandresort.com is always ready to assist and answer any customer inquiries to ensure a smooth and secure shopping and payment experience.

1. 1. Resolution Mechanism

   All complaints from Customers are resolved on a negotiation basis. In the event that an agreement cannot be reached as desired, either party has the right to submit the matter to the competent State authority for resolution.

   In case an incident occurs due to the fault of Whale Island Resort, we will immediately implement the necessary measures to ensure the rights and benefits of the Customer.

   2. Methods to Submit Complaints

   Customers may submit complaints for Whaleislandresort.com to resolve using the following methods:

   * Method 1: Call our hotline at (+84) 935 46 62 45 / (+84) 961 35 18 77

   * Method 2: Send an email to: info@whaleislandresort.com

   * Method 3: Visit our office directly at: Đầm Môn, Đại Lãnh Commune, Khanh Hoa Province, Vietnam

   3. Procedure

   Step 1: Submit Complaint

   Customers submit complaints regarding services or rights that have not been fully ensured to Whaleislandresort.com via the methods listed above.

   Step 2: Receive and Process Complaint

   Whaleislandresort.com will receive Customer complaints and proceed to verify the information.

   Step 3: Respond to Customer

   Whaleislandresort.com will provide feedback on the complaint handling results to the Customer within 3 working days from the date the verification and processing are completed.

   Whaleislandresort.com will strive to verify information and resolve complaints quickly and promptly to ensure the Customer’s rights and benefits. In cases beyond the ability and authority of Whaleislandresort.com, we will request that the Customer submit the matter to the competent State authority for resolution according to the law.

1. 1. Room Change and Check-in/Check-out Date Policy

   If you wish to change your check-out date or switch your room, please contact our Reservations Department for assistance.

   Cancellation and Refund Policy:

   • More than 20 days before arrival: no fee will be charged
   • From 19 to 10 days before arrival: 50% of the total amount will be charged
   • From 09 to 04 days before arrival: 70% of the total amount will be charged
   • Within 03 days before arrival or without notice: 100% of the total amount will be charged

   * Note:

   • We reserve the right to modify conditions or cancel this policy at any time without prior notice.
   • We are not responsible for indirect, incidental, or consequential damages, changes in dates, room types… or in cases of force majeure (natural disasters, war, etc.).

    

   2. Refund Policy

   This policy applies when the guest has fully paid the booking and subject to the conditions at the time of the booking.

   We will review and consider your situation for a refund. Each refund will be handled on a case-by-case basis with different refund rates. Our staff will officially notify you of the refunded amount via email.

   • Processing time: depends on the card-issuing bank
   • Refund method: to the bank account provided by the guest or via the payment card used for the booking
   • Refund fees: any fees arising from the refund transaction will be borne by the guest

   3. How to Contact Support

   If you wish to cancel, modify your room, or change your check-in/check-out dates, please contact us using the following information for assistance:

   KHAM PHA TRAVEL AND TRADING SERVICE CO., LTD

   Address: Dam Mon Village, Dai Lanh Commune, Khanh Hoa Province, Vietnam

   Hotline: (+84) 935 46 62 45

   Email: info@whaleislandresort.com

   Note: Cancellation/refund policies and fees may vary depending on the time. Please contact Whale Island Resort directly for more details.