Conditions générales

Le Site est destiné aux utilisateurs âgés de 18 ans ou plus. En accédant et/ou en utilisant le Site, vous déclarez que vous : (1) avez au moins 18 ans ; (2) êtes juridiquement en mesure d’utiliser le Site ; et (3) êtes légalement capable de conclure un contrat contraignant relatif aux présentes conditions générales.

1. Objet et champ d’application

La présente Politique définit la manière dont le Resort collecte, traite, conserve, utilise, partage et protège les données personnelles des clients, employés, partenaires et autres personnes concernées, afin de :

• Se conformer à la législation vietnamienne relative à la protection des données personnelles et aux réglementations applicables ;
• Protéger les droits et intérêts légitimes des personnes concernées ;
• Garantir des activités hôtelières transparentes, sûres et durables.

Cette Politique s’applique à toutes les activités de traitement des données personnelles au sein du Resort, y compris les systèmes tels que le logiciel de gestion hôtelière (Hotel Link Solution – HLS) et le système de gestion de la relation client (CRM).

2. Définitions

• Données personnelles: Toute information sous forme de symboles, textes, chiffres, images, sons ou formats similaires permettant d’identifier une personne physique.
• Données personnelles sensibles: Données dont la divulgation peut porter atteinte aux droits et intérêts légitimes d’une personne (ex. : informations financières ou de santé, le cas échéant).
• Traitement des données personnelles: Toute opération appliquée aux données personnelles, telle que la collecte, l’enregistrement, le stockage, la modification, l’utilisation, le partage ou la suppression.
• Personne concernée: Toute personne physique à laquelle les données personnelles se rapportent.

3. Types de données personnelles collectées

Le Resort peut collecter et traiter les informations suivantes :

3.1. Données des clients

• Nom complet, sexe, nationalité ;
• Numéro de téléphone, adresse e-mail, coordonnées ;
• Documents d’identité conformément à la réglementation sur l’hébergement ;
• Informations de réservation, historique de séjour, préférences de services ;
• Commentaires et avis des clients ;
• Informations de paiement (hors données détaillées de carte bancaire traitées par des prestataires de paiement).

3.2. Données des employés et partenaires

• Informations d’identification et de contact ;
• Données nécessaires à la gestion des ressources humaines, aux obligations contractuelles et légales.

4. Finalités du traitement des données

Les données personnelles sont traitées aux fins suivantes :

• Gestion des réservations, check-in/check-out et prestation de services d’hébergement ;
• Relation et fidélisation client via les systèmes CRM;
• Respect des obligations légales (hébergement, comptabilité, fiscalité, reporting);
• Envoi d’informations, d’offres et d’enquêtes de satisfaction (avec le consentement du client);
• Amélioration de la qualité de service et de l’expérience client.

5. Base juridique et consentement

• Le traitement des données personnelles repose sur leconsentement clair, volontaire et révocable de la personne concernée, sauf disposition légale contraire.
• Les personnes concernées sont informées de manière complète des finalités, de la portée et de la durée du traitement avant de donner leur consentement.

6. Durée de conservation des données

Le Resort détermine lala durée de conservation en fonction des finalités, des obligations légales et du principe de minimisation des données.

6.1. Données des clients

Catégorie de données	Finalité	Durée de conservation
Données de réservation (nom, e-mail, téléphone, historique de séjour)	Gestion, relation client, statistiques	05 ans après le dernier séjour
Informations relatives au domicile enregistré, conformément à la réglementation en matière de sécurité.	Conformité légale	Selon la loi (généralement 03 à 05 ans)
Avis et retours clients	CAmélioration des services	03 ans ou jusqu’à demande de suppression
Données marketing (adresse e-mail, numéro de téléphone pour la réception des offres)	Communications et offres	Jusqu’à ce que le client retire son consentement.

6.2. Données des employés

Catégorie de données	Finalité	Durée de conservation
Dossiers du personnel, contrats de travail	Gestion RH, obligations légales	10 ans après la fin du contrat
Données salariales et assurances	Comptabilité, sécurité sociale	10 ans selon la loi
Évaluations et dossiers disciplinaires	Gestion RH	03 à 05 ans après la fin du contrat

6.3. Fin de conservation

À l’issue de la durée de conservation, les données seront :

– Supprimées définitivement ;
– Ou anonymisées ;
– Documentées dans les registres internes.

7. Traitement, partage et transfert des données

7.1. Procédures de traitement

Les données sont traitées selon les principes suivants :

1. Collecte légale et transparente ;
2. Stockage sécurisé sur HLS et CRM;
3. Accès limité selon les fonctions ;
4. Utilisation conforme aux finalités déclarées ;
5. Suppression ou anonymisation à échéance.

7.2. Partage des données

• Les données personnelles peuvent être partagées uniquement avec :
  • Les fournisseurs de solutions (HLS, CRM);
  • Les autorités compétentes sur demande écrite.
• Tout partage est encadré par des accords de protection des données.

7.3. Transfert international

• En cas de stockage ou d’accès aux données depuis l’étranger :
  • Le complexe hôtelier procède actuellement à une évaluation de l’impact du transfert de données personnelles à l’étranger;
  • Les obligations réglementaires sont respectées;
  • Un niveau de protection équivalent à celui du Vietnam est garanti

8. Droits des personnes concernées

Les personnes concernées disposent des droits suivants :

• Être informées du traitement de leurs données;
• Accéder, corriger et mettre à jour leurs données;
• Demander la suppression ou la limitation du traitement;
• Retirer leur consentement;
• Déposer une réclamation conformément à la loi.

Les demandes peuvent être adressées via la réception ou les contacts officiels du Resort :

Email: info@whaleislandresort.com

Hotline: +84-935-466-245

9. Mesures de protection des données

Le complexe applique simultanément des mesures organisationnelles et techniques, notamment :

9.1. Mesures organisationnelles

• Mise en place de politiques internes ;
• Désignation de responsables ;
• Formation régulière du personnel ;
• Engagements de confidentialité avec employés et partenaires.

9.2. Mesures techniques

• Gestion des droits d’accès sur HLS et CRM ;
• Mots de passe robustes et authentification à deux facteurs (si disponible) ;
• Sauvegarde régulière des données ;
• Journalisation des accès au système ;
• HLimitation de la copie des données sur des appareils personnels.

10. Gestion des incidents

• En cas de violation des données personnelles, le Resort prend des mesures correctives immédiates et informe les autorités compétentes conformément à la réglementation.

11. Mise en œuvre

• La Direction du Resort est responsable de la mise en œuvre de cette Politique.
• L’ensemble du personnel et des départements concernés doivent s’y conformer strictement.

Whale Island Resort se réserve le droit de modifier ces conditions générales à tout moment sans préavis, sauf si une notification est requise selon le type de modification. L’utilisation continue du Site après toute modification constitue votre acceptation de ces changements.

Sauf exceptions spécifiquement mentionnées dans les présentes conditions générales, tout le contenu du Site est la propriété de Whale Island Resort ou de tiers référencés, ou est utilisé sous licence par Whale et/ou autorisé à être utilisé, y compris, mais sans s’y limiter, les marques, logos, noms commerciaux, textes, données, documents, messages, images, vidéos, sons, graphiques, liens ou autres fichiers électroniques (ci-après dénommés « Contenu du Site »). Aucun droit ou licence sur le Contenu du Site ne vous est accordé.

Les réservations en ligne, ainsi que la réservation de services en ligne, sont effectuées sur le Site. Pour plus d’informations sur la manière dont nous collectons et utilisons vos informations personnelles ainsi que vos droits en vertu de la loi applicable, veuillez consulter notre Politique de confidentialité [ICI]

Les réservations en ligne sont effectuées via un fournisseur tiers, spécifiquement l’outil de réservation Hotel Link. Pour toute réservation, vous serez redirigé(e) vers un site web géré par Hotel Link. Lorsque vous effectuez une réservation via ce site, vous êtes soumis(e) aux conditions d’utilisation de Hotel Link et devez respecter les conditions supplémentaires relatives aux tarifs des chambres, frais de service, taxes et acomptes, ainsi que les politiques concernant l’annulation, l’enregistrement, le paiement et les enfants.

Vous êtes responsable de maintenir la confidentialité des informations d’accès nécessaires pour effectuer des réservations de chambres ou de services spa et/ou d’hébergement, et vous acceptez de notifier Whale Island Resort si ces informations d’accès sont perdues, volées ou compromises. Vous êtes responsable de toutes les activités effectuées via ces comptes.

Vous acceptez que vous ne ferez des réservations que pour un usage légal par vous-même et vos invités, et non à d’autres fins, y compris, mais sans s’y limiter, la revente, le transfert ou la publication sur des sites tiers, ou toute réservation incorrecte ou frauduleuse.

Le Site peut contenir des liens vers des sites web tiers externes, y compris des annonceurs tiers, qui ne sont pas contrôlés et/ou affiliés à Whale Island Resort. La présence de ces liens n’implique pas que nous approuvons, garantissons, recommandons ou validons les sites liés ni le contenu et/ou les produits/services disponibles sur ces sites liés. Les liens ne sont pas destinés à suggérer une quelconque affiliation avec Whale Island Resort.

Si vous cliquez sur ces liens, vous quitterez le Site. Si vous accédez aux sites liés, vous devez respecter leurs conditions d’utilisation et leurs politiques. Vous le faites à vos propres risques et devez consulter les politiques de ces sites lors de leur utilisation.

Vous êtes responsable de votre utilisation du Site. Whale Island Resort ne fait aucune déclaration ni garantie concernant le Site ou tout service fourni via celui-ci. Whale Island Resort décline toute garantie de quelque nature que ce soit (expresse, implicite, accidentelle ou autre).

Whale Island Resort ne garantit pas que les fonctions ou le contenu du Site seront exempts d’erreurs, de virus ou d’autres composants nuisibles. Whale n’est pas responsable de tout dommage causé à votre ordinateur ou système par des actions d’autres tiers. Le Site, y compris tout bien ou service fourni via celui-ci, est fourni “tel quel” et “selon disponibilité”.

En aucun cas, Whale Island Resort, ses employés, administrateurs ou affiliés ne seront responsables de tout dommage, y compris, mais sans s’y limiter, les dommages directs, indirects, consécutifs, exemplaires, punitifs, réels ou autres, y compris la perte de revenus ou de bénéfices, la détresse émotionnelle ou des dommages similaires, même si nous avons été informés de la possibilité de tels litiges ou conséquences, découlant de tout problème ou réclamation que vous pourriez avoir en lien avec le Site.

Dans tous les cas, la responsabilité de Whale Island Resort, de ses employés, administrateurs ou de tout tiers affilié, ne dépassera pas 2.000.000 VND (dong vietnamien) ou le montant que vous avez payé à Whale pour les biens ou services applicables, en dehors de toute responsabilité légale. Si l’une de ces limites est contraire à la loi applicable (y compris les pertes consécutives ou accidentelles), la responsabilité de Whale sera limitée au maximum autorisé par la loi applicable.

L’utilisation du Site est régie par notre Politique de Confidentialité, qui est intégrée par référence dans ces Conditions Générales.

Sauf limitation par notre Politique de Confidentialité ou la loi applicable, pour toutes les communications que vous adressez à Whale Island Resort, telles que les appels téléphoniques ou les e-mails envoyés via le lien « Contactez-nous », y compris mais sans s’y limiter aux réponses, questions, commentaires, suggestions et éléments similaires : (1) vous n’avez aucune attente de confidentialité concernant vos communications ; (2) nous n’avons aucune obligation de protéger vos communications contre toute divulgation et pouvons librement copier, divulguer et distribuer vos informations à d’autres ; et (3) nous pouvons librement utiliser toute idée, concept, savoir-faire, contenu ou technique contenus dans vos communications à toute fin, y compris mais sans s’y limiter au développement, à la production et à la commercialisation de produits et services incorporant ces informations.

Whale Island Resort se réserve le droit de désactiver le Site Web, votre compte ou votre accès au Site Web sans préavis et sans fournir de raison. Cela n’affecte pas les réservations que vous effectuez via le Site Web. Vous acceptez que Whale ne soit pas responsable envers vous ou un tiers pour ces actions.

Si une partie de ces Conditions générales est jugée invalide ou inapplicable par un tribunal compétent, cette partie n’affectera pas le reste des Conditions générales, toutes les autres dispositions restant pleinement en vigueur. L’invalidité de toute disposition est limitée dans la mesure où elle est jugée inapplicable.

Le fait que Whale Island Resort n’applique pas une partie quelconque de ces Conditions générales ne constitue pas une renonciation à cette disposition.

Sauf pour les dispositions contenant un langage spécifique relatif à la survie, à la propriété, à la non-responsabilité des garanties, à vos déclarations, à l’indemnisation et à la limitation de responsabilité, ces dispositions resteront en vigueur après la résiliation de ces Conditions générales.

En vertu de ces Conditions générales, il n’existe aucune coentreprise, agence ou autre relation entre vous et Whale Island Resort, autre que celle de parties à ce contrat.

Whale Island Resort n’est pas légalement ou autrement responsable de votre utilisation d’Internet ou du Site Web, y compris mais sans s’y limiter, des dommages que votre ordinateur ou vos systèmes connexes pourraient subir lors de l’accès au Site Web.

Whale Island Resort sẽ không chịu trách nhiệm pháp lý đối với việc không thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào trong các điều khoản và điều kiện này nếu việc không thực hiện được do các nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát hợp lý của Whale Island Resort.

Whale Island Resort ne sera pas légalement responsable de l’inexécution de toute obligation prévue dans ces Conditions générales si cette inexécution est due à des facteurs échappant au contrôle raisonnable de Whale Island Resort.

Si vous devez contacter Whale Island Resort pour clarifier ces Conditions générales, veuillez contacter :

Équipe Whale Island Resort

Email: sales@whaleislandresort.com

Hotline: +84-935-466-245

Tous les produits et services commercialisés sur le site Whaleislandresort.com sous forme de documents électroniques sont fournis par Whaleislandresort.com à l’acheteur via l’e-mail fourni par l’acheteur lors de la réalisation de la transaction sur le site Whaleislandresort.com.

L’acheteur garantit que les informations de contact et l’adresse e-mail fournies sont exactes afin de recevoir la confirmation du service/billet de Whaleislandresort.com. Nous ne sommes pas responsables des problèmes résultant de la fourniture d’informations de contact ou d’une adresse e-mail incorrectes par l’acheteur, entraînant le non-réception des confirmations de service et des informations importantes concernant les services achetés.

D’autres modes de livraison (le cas échéant) seront négociés et convenus entre Whaleislandresort.com et l’acheteur si nécessaire. Les frais éventuels pour ces modes de livraison (le cas échéant) seront négociés et convenus par écrit, message ou e-mail.

Si les clients ont des questions ou préoccupations concernant la politique de livraison ou leurs commandes, veuillez contacter notre service client au (+84) 935 46 62 45 / (+84) 961 35 18 77. Nous serons heureux de vous aider.

Nous espérons que notre politique de livraison aidera les clients à bénéficier de l’expérience d’achat en ligne la plus facile et pratique.

Les présentes conditions générales s’appliquent aux réservations d’hébergement fournies par nous en tant que prestataire de services. En effectuant un paiement, vous acceptez ces conditions générales.

1. Tarifs

Tous les prix affichés pour les produits sont indiqués en dong vietnamien (VND).

Nous nous réservons le droit d’ajuster les tarifs en cas de modification des prix par nos fournisseurs ou autres partenaires.

Si le coût de tout service augmente en raison des fluctuations du taux de change, de hausses de prix, de modifications fiscales ou pour toute autre raison, l’acheteur devra payer la différence après notification, ou l’acheteur peut annuler la réservation (ce qui peut entraîner des frais d’annulation). Nous ne serons en aucun cas responsables des augmentations de prix.

Les tarifs indiqués s’appliquent aux produits spécifiques au moment de l’offre et peuvent être modifiés avant la date de départ / date d’utilisation du service.

Tous les tarifs dépendent de la disponibilité des produits et peuvent être retirés ou modifiés sans préavis.

2. Méthodes de paiement

Actuellement, le site Whaleislandresort.com intègre des passerelles de paiement. Les clients peuvent régler via : Visa, MasterCard, JCB, Amex, Union Pay, cartes de débit ATM locales et QR code (banque mobile ou portefeuille électronique).

3. Engagement de sécurité des paiements

Le système de paiement en ligne sur Whaleislandresort.com est fourni par un partenaire agréé, légalement autorisé à opérer au Vietnam. Par conséquent, les normes de sécurité des paiements en ligne sur Whaleislandresort.com respectent les standards de sécurité de l’industrie.

4. Règles de sécurité des paiements

Whaleislandresort.com collabore avec la passerelle de paiement Onepay. Le système de paiement de ONEPAY répond aux normes de sécurité de l’information du PCI Security Standards Council pour garantir la sécurité des informations personnelles.

Les informations financières des clients sont protégées tout au long du processus de transaction via le protocole SSL (Secure Sockets Layer).

Le mot de passe à usage unique (OTP) est envoyé par SMS pour garantir l’authentification de l’accès au compte.

Norme de cryptage MD5 128 bits.

Principes et règlements de sécurité des informations selon le secteur bancaire et financier conformément aux réglementations de la Banque d’État du Vietnam.

Politique de sécurité des transactions:

Whaleislandresort.com fournit un utilitaire de stockage de token – seuls les tokens cryptés fournis par le partenaire de la passerelle de paiement sont stockés. Whaleislandresort.com ne conserve pas directement les informations des cartes des clients. La sécurité des informations de carte de paiement est assurée par le partenaire de la passerelle de paiement agréé.

Pour les cartes internationales : les informations de carte pouvant être utilisées pour effectuer une transaction ne sont pas stockées sur le système de Whaleislandresort.com. Le partenaire de la passerelle de paiement les conserve et les sécurise.

Pour les cartes locales (internet banking), Whaleislandresort.com ne stocke que le code de commande, le code de transaction et le nom de la banque.

Nous nous engageons à mettre en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour toutes les transactions effectuées sur le site Whaleislandresort.com.vn.

Whaleislandresort.com est toujours prêt à soutenir et à répondre à toutes les questions des clients afin d’assurer une expérience d’achat et de paiement fluide et sécurisée.

1. Mécanisme de Résolution

Toutes les réclamations des Clients sont résolues sur la base de la négociation. Dans le cas où un accord ne peut être atteint comme souhaité, l’une ou l’autre des parties a le droit de soumettre l’affaire à l’autorité étatique compétente pour résolution.

En cas d’incident résultant d’une faute de Whale Island Resort, nous mettrons immédiatement en œuvre les mesures nécessaires pour garantir les droits et intérêts du Client.

2. Méthodes pour Soumettre une Réclamation

Les Clients peuvent soumettre des réclamations afin que Whaleislandresort.com les traite en utilisant les méthodes suivantes:

* Méthode 1 : Appeler notre hotline au (+84) 935 46 62 45 / (+84) 961 35 18 77

* Méthode 2 : Envoyer un email à : info@whaleislandresort.com

* Méthode 3 : Se rendre directement à notre bureau à l’adresse suivante : Đầm Môn, commune de Đại Lãnh, province de Khánh Hòa, Vietnam

3. Procédure

Étape 1 : Soumettre une Réclamation

Les Clients soumettent des réclamations concernant les services ou les droits qui n’ont pas été pleinement garantis à Whaleislandresort.com via les méthodes mentionnées ci-dessus.

Étape 2 : Réception et Traitement de la Réclamation

Whaleislandresort.com recevra les réclamations des Clients et procédera à la vérification des informations.

Étape 3 : Réponse au Client

Whaleislandresort.com fournira un retour sur les résultats du traitement de la réclamation au Client dans un délai de 3 jours ouvrables à compter de la date de vérification et de traitement des informations.

Whaleislandresort.com s’efforcera de vérifier les informations et de résoudre les réclamations de manière rapide et efficace afin de garantir les droits et intérêts du Client. Dans les cas dépassant la capacité et l’autorité de Whaleislandresort.com, nous demanderons au Client de soumettre l’affaire à l’autorité étatique compétente pour résolution conformément à la loi.

1. Politique de modification de réservation et de date d’arrivée/départ

Si vous souhaitez modifier la date de départ ou changer de chambre, veuillez contacter notre service Réservations pour obtenir de l’assistance.

*Remarque:

– Nous nous réservons le droit de modifier les conditions ou d’annuler la politique à tout moment sans préavis.

– Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, accidentels ou consécutifs, ni des changements de date, de type de chambre… ou en cas de force majeure (catastrophes naturelles, guerre, etc.).

2. Politique de remboursement

Cette politique s’applique lorsque le client a payé intégralement la réservation et en fonction des conditions spécifiques au moment de la réservation.

Nous examinerons et prendrons en considération votre situation pour le remboursement. Chaque remboursement sera traité au cas par cas avec des taux de remboursement différents. Notre personnel vous informera officiellement du montant remboursé par email.

• Délai de traitement : dépend de la banque émettrice de la carte.
• Méthode de remboursement : sur le compte bancaire fourni par le client ou via les informations de la carte de paiement utilisée pour la réservation.
• Frais de remboursement : tous les frais liés à la transaction de remboursement sont à la charge du client.

3. Comment contacter le support

Si vous souhaitez annuler, modifier votre chambre ou changer les dates d’arrivée/départ, veuillez nous contacter aux coordonnées suivantes pour obtenir de l’assistance :

KHAM PHA TRAVEL AND TRADING SERVICE CO., LTD.

Adresse: Village de Dam Mon, commune de Dai Lanh, province de Khanh Hoa, Vietnam
Hotline: +84-935-466-245
Email: info@whaleislandresort.com

Remarque : Les politiques et frais d’annulation/remboursement peuvent varier en fonction du moment. Veuillez contacter directement Whale Island Resort pour plus de détails.